Elektronik belge uygulamaları, ticari ve lojistik belgelerin kâğıt yerine yapılandırılmış elektronik biçimde düzenlenmesi, iletilmesi ve saklanmasıdır. Türkiye, bu alanda zorunluluk kapsamını erken genişleten ülkelerden biridir; bu nedenle tedarik zinciri süreçleri tasarlanırken elektronik belge akışı bir tercih değil, çoğu işletme için yasal bir gerekliliktir.
Temel belge türleri işlevlerine göre ayrılır. Elektronik fatura, tarafları belirlenmiş bir sistem içinde karşılıklı olarak düzenlenen faturadır ve alıcının da sistemde kayıtlı olmasını gerektirir. Elektronik arşiv faturası ise sistemde kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenir; içerik aynıdır, iletim kanalı farklıdır. Elektronik irsaliye, malın fiziksel sevkiyatına eşlik eden belgenin elektronik karşılığıdır ve lojistik açısından en kritik olanıdır, çünkü sevkiyat anında düzenlenmiş olması gerekir. Elektronik müstahsil makbuzu, serbest meslek makbuzu ve elektronik defter uygulamaları bu ailenin diğer üyeleridir.
Uluslararası tarafta elektronik konşimento ve elektronik taşıma mektubu çalışmaları sürmektedir. Buradaki asıl güçlük teknik değil hukukidir: kâğıt konşimentonun kıymetli evrak niteliği, yani ciro edilerek malın mülkiyetini devredebilmesi, elektronik ortamda eşdeğer bir güvence gerektirir. Bu nedenle benimsenme, elektronik faturaya kıyasla daha yavaş ilerlemektedir.
Faydaları operasyonel olarak ölçülebilir. Belge hazırlama ve arşivleme maliyeti düşer, veri girişi hatası azalır, belge kaybı ortadan kalkar, mutabakat süreleri kısalır. En önemlisi, belge verisi yapılandırılmış olduğu için doğrudan sisteme akar; fatura eşleştirme, stok girişi ve muhasebe kaydı insan müdahalesi olmadan yapılabilir hâle gelir.
Uygulamada dikkat edilecek noktalar da vardır. Saklama süresi ve biçimi mevzuatla belirlenir; belgenin yalnızca görüntüsünü değil, yapılandırılmış hâlini ve imzasını da saklamak gerekir. Entegratör kullanılıyorsa, sözleşmenin sona ermesi hâlinde geçmiş belgelere erişimin nasıl sağlanacağı baştan netleştirilmelidir. Ayrıca zorunluluk eşikleri ciro ve sektöre göre değişir ve dönemsel olarak güncellenir; kapsamın yıllık kontrol edilmesi, sonradan yaptırımla karşılaşmamak için gereklidir.
Tedarik zinciri açısından en büyük kazanç, belgenin veriye dönüşmesiyle ortaya çıkan görünürlüktür. Elektronik irsaliye düzenlendiği anda sevkiyatın yola çıktığı bilgisi alıcının sistemine düşer; alıcı mal kabul planını buna göre yapar, kapı randevusunu ayarlar, gelen yükü önceden bilir. Kâğıt düzende bu bilgi ancak araç kapıya geldiğinde öğrenilirdi. Böylece elektronik belge, bir uyum yükümlülüğü olmaktan çıkıp planlama girdisine dönüşür.