Dış ticaret işlemleri, malın bir gümrük bölgesinden çıkıp diğerine girmesini düzenleyen kurallar ve belgeler bütünüdür. Lojistik planlamasında bu adım çoğu zaman en uzun ve en öngörülemez süreyi üretir; taşımanın kendisi günlerle ölçülürken gümrükte bekleme saatlerle ya da günlerle değişebilir ve bu değişkenlik doğrudan emniyet stoğu ihtiyacına dönüşür.
Sürecin omurgası beyandır. İhracatta ihracat beyannamesi, ithalatta ithalat beyannamesi düzenlenir ve mal bir gümrük rejimine tabi tutulur. Serbest dolaşıma giriş en yaygın rejimdir; ancak malın işlenip yeniden ihraç edileceği, geçici olarak gireceği ya da antrepoda bekleyeceği durumlar için ayrı rejimler bulunur. Doğru rejim seçimi, vergi yükünü ve nakit akışını belirlediği için teknik bir ayrıntı değil, mali bir karardır.
Vergilendirmenin üç dayanağı vardır. Tarife pozisyonu, malın uluslararası armonize sistemdeki sınıflandırmasıdır ve uygulanacak oranı belirler; yanlış sınıflandırma hem eksik hem fazla vergi riskini doğurur. Kıymet, verginin hesaplanacağı matrahtır ve genellikle satış bedeline taşıma ve sigorta eklenerek bulunur, bu da teslim şeklinin doğrudan vergi matrahını etkilediği anlamına gelir. Menşe ise malın hangi ülkede üretildiğini gösterir ve tercihli tarife uygulanıp uygulanmayacağını belirler.
Belgeler işleve göre ayrılır. Ticari fatura satışı, çeki listesi yükün fiziksel dökümünü, taşıma belgesi taşıma sözleşmesini, menşe şahadetnamesi üretim yerini, dolaşım belgeleri ise tercihli rejim hakkını kanıtlar. Ürüne göre sağlık sertifikası, uygunluk belgesi ya da analiz raporu gibi ek belgeler istenebilir; bunların eksikliği taşımanın kendisinden bağımsız olarak malı gümrükte durdurur.
Planlama açısından çıkarılacak ders şudur: gümrük süresi bir sabit değil, bir dağılımdır. Belgelerin eksiksizliği, beyanın doğruluğu ve yetkilendirilmiş yükümlü statüsü gibi kolaylaştırmalar bu dağılımın hem ortalamasını hem oynaklığını düşürür. Toplam tedarik süresini kısaltmak isteyen bir işletme için gümrük tarafındaki iyileştirme, çoğu zaman taşıma modunu değiştirmekten daha ucuz ve daha etkilidir.
Belge akışının elektronikleşmesi bu tabloyu değiştirmektedir. Beyanın elektronik verilmesi, belgelerin dijital ibrazı ve risk temelli denetim, fiziksel muayeneye tabi tutulan yük oranını düşürür. Bu, bekleme süresinin ortalamasını değil özellikle kuyruğunu kısaltır; yani en kötü durum senaryosunu iyileştirdiği için planlamaya etkisi ortalamanın gösterdiğinden büyüktür.